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鼓励更多的人走进档案馆

发布时间:2020-07-13 19:46:26 阅读: 来源:融雪剂厂家

瓜田推荐辞:此文是谈档案管理的。我们门外人一般认为,这是个技术活儿。你只要把该收藏起来的文档收齐了,看住了,别让虫子咬了,别受潮了,别泄密了,就行了。看了文章方知,我们OUT了。文档的保管,包括纸质文档与数字文档的转换和延长保存年限等问题,是技术问题,而如何利用档案,可就是更高层面上的观念或者制度问题了。有的国家,鼓励人们充分利用档案,“在瑞典,任何一个公民都可以随意走进一家政府机构,闯入一间办公室,面对一个公务人员说:我要看这份文件。任何公务人员都不得拒绝,还不能询问其姓名、身份及利用目的,也就是说不许查询对方的隐私以及不愿公开的利用目的”。

北京电视台《档案》节目很受观众欢迎

保护,讲的是对馆藏档案文件进行妥善的管理,维护其安全、真实、可靠;宗旨就是保证现在以及未来的用户能够很好地利用它们。

现在各国档案馆保护压力都很大,既要保管好过去遗留下来的传统形式档案,还要应对正在出现的各种新载体新格式的文件。这对档案馆的组织模式、专业技能以及保护措施,都是很大的挑战。目前国际档案界谈论最多的话题就是:数字档案如何长期保存、数字技术在保护中如何应用、传统声像档案如何向数字形式转换,还有新型库房如何提高技术含量、档案如何防灾,以及档案保护中的绿色概念、可持续发展等。

由于社会动荡、战争、自然灾害都会威胁到档案的生命,所以,危机管理和灾害预防备受关注,国际档案理事会还为此制订了灾害应急计划,帮助各国应对各种灾害对档案带来的破坏。

档案是开启和实践民主的要素

在利用过程中,档案馆既要最大限度地提供利用,又要保护好国家安全和个人隐私,这已经成为国际共识。国外公众普遍认为,档案是开启和实践民主的一个要素,查阅政府档案是每个公民的基本权利,保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。

为了鼓励人们走进档案馆,许多国家的档案馆制订了相应的公共政策和计划,专门设置了公共关系部门或官员,采取了多种措施和手段,以帮助公民了解档案与自身的关系,把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。以美国国家档案馆为例,除了永久性展览和一些固定项目外,每个月都会在馆内举办十多项公众自由参与的活动,包括新书发布、作者演讲和签名、专题片放映、馆藏介绍或利用指南讲座等;国际档案理事会还把每年的6月9日列为国际档案日,借以宣传和推广档案。

由于越来越多的国家颁布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公开条例以及数据保护法等,公民的信息权意识不断提高,而信息自由法实际上对文件和档案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

瑞典早在1766年就颁布了包含信息自由在内的《出版自由法》,赋予任何人获取政府信息的权利。在瑞典,任何政府文件,除非法定涉密或涉及隐私,一旦形成都必须公开。瑞典同行介绍,在瑞典,任何一个公民都可以随意走进一家政府机构,闯入一间办公室,面对一个公务人员说:我要看这份文件。任何公务人员都不得拒绝,还不能询问其姓名、身份及利用目的,也就是说不许查询对方的隐私以及不愿公开的利用目的。

在很多国家,信息自由法赋予了公众要求利用政府部门收集或形成的任何文件和档案的权利,政府机构必须依法尽力为公众查找和提供最大数量的信息,除非那些属于法律特别限制利用的信息。

“开放是原则,不开放是特例”

服务是档案工作的宗旨,谈国外档案馆的利用服务,首先要说他们的开放性。

开放性体现在三个方面:第一,档案观念是开放的,即档案应该为每个人服务。第二,档案馆和档案馆藏是开放的,很多国家档案馆践行的是“开放是原则,不开放是特例”。另外,从大多数国家的趋势来看,档案的封闭期在缩短。上世纪60和70年代,在国际档案理事会的努力下,档案的一般封闭期从50年降到了30年。近些年来,这个30年的封闭期正逐步降到20年。澳大利亚信息自由改革法案及国家档案馆法修正案,已规定档案文件年满20年后必须开放;美国总统档案则在总统卸任12年后向公众开放。第三,档案业务环节本身是开放的、透明的,也就是说,档案工作的很多环节都要向社会公开,受公众监督。比如英国国家档案馆会通过各种渠道,随时公布新接收进馆的档案文件,对于一些公众较为关心的档案馆藏,开放的时候也会大张旗鼓地宣传。美国专门为提供公共网络利用制定了档案数字化战略,对哪些馆藏优先进行数字化还会通过本馆的网站征求公众的意见。

美国国家档案馆前任馆长温斯坦这样说:公共服务是我们的核心使命;为每一位公民、为所有政府机构和公务人员,为总统、国会以及法院提供档案服务,是我们的工作重心。国家档案馆的馆藏属于组成这个国家的男男女女、老老少少;美国人民是我们的客户,我们致力于为他们提供便捷有效的服务。事实是,美国档案馆不只是政府或历史收藏机构,更是普及教育的地方。

在欧美,寻根问祖、查阅家族历史情况文件的用户占档案馆用户的70%,而目前,网络档案利用也已占到整个利用的70%,因此,以提供便捷的网络服务为目的的数字化项目正成为各国档案馆的热点。同时,用户友好型、方便型网络检索工具的研究也得到许多国家档案馆的重视,因为在档案馆利用,可以有专门的利用咨询人员予以帮助,而在家上网利用就只能依靠检索工具了。

国外一些档案馆还设有学生教育的计划,通过编辑和提供档案原始资料,为学校提供历史、社会科学等科目的辅助教材。欧美一些国家往往从小学开始就告诉学生写文章怎样利用原始资料,怎样做田野调查。档案馆“爱国主义教育”的一个主要方面就是以档案仿真件为教具,指导学生如何去探索和了解自己家庭、社区、城市、国家的历史,如何去自己解读重大的历史事件。在美国国家档案馆学习中心有上百份重要历史档案仿真件教具,学生可以分组,每组一盒案例档案,阅览后要回答这些档案与宪法哪项条款有关。

树立起档案馆为民服务的观念

对中国档案工作者来说,国外档案工作的最新进展有许多值得借鉴的地方。

要更加关注综合档案馆馆藏的丰富性、多样性、代表性,收集反映社会各个方面的资料,特别是那些一直不在国家综合档案馆收藏范围和传统档案工作者视野内,却能反映重大社会现象的各种载体的档案;及时跟进社会和技术的进步,研究最新网络技术、社交媒体等形成的具有重要价值的文件,制定相关的鉴定、采集方法,促进收集政策与法规的开放性和透明度,争取得到公众的了解和支持。

档案著录要关注国际标准,为实现与其他国家的档案资源共享打下基础,在整理、著录以及数字化工作中,要具备成本和效益的观念。

更多地参与社会,与社会互动,成为世界的一部分。正如一位丹麦档案工作者所说:我们依赖的是公共资金,因此也需要公众对我们怀有好感,既要为那些档案利用者提供优质服务,也要让那些暂时不利用档案的人别认为我们在浪费纳税人的钱。

应该与信息、技术、教育部门以及图书馆、博物馆等文化机构建立更多、更紧密的合作关系,共同开展项目服务。

如果树立起档案馆为民服务的观念,就要考虑到如何为政府机关、企事业单位、研究人员、学生、普通公民提供不同的服务,不但有高层次的研究咨询服务,也有档案馆藏和档案利用的入门介绍。

加强研究网络用户或者说数字原生代用户的利用行为和习惯,促进网络利用,培育并满足全社会的档案利用需求。(文:杜梅)

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